¡Transforma tus reuniones con estas 39 recomendaciones prácticas!
¡Di adiós a las reuniones aburridas!
Recientemente he hablado sobre la baja productividad en las empresas y, al menos en mi experiencia, una de las mayores pérdidas de tiempo al comienzo de mi carrera profesional fueron las reuniones tediosas, ineficientes e innecesarias. Me pregunto si el área financiera ya ha calculado cuánto dinero se gasta en reuniones que no llevan a ninguna parte. He asistido a algunas donde lo único que queda claro es que muchos profesionales organizan reuniones solo para satisfacer su ego.
Estrategias para reuniones efectivas:
Las reuniones son una herramienta utilizada por los equipos de trabajo para buscar consenso y estrategias para la solución de problemas, aprovechando de manera efectiva el tiempo y la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
- Valida la necesidad de la reunión: Tal vez una conversación individual sea suficiente.
- Define el propósito: Necesitarás esto para convocar la reunión.
- Comunica el propósito y el resultado esperado: Informa a tus invitados el objetivo y el resultado que se espera de la reunión.
- Solicita la información necesaria: Pide a los invitados que traigan los datos necesarios.
- Explica la importancia de su asistencia: Evita que alguien piense «¿Qué hago aquí?» o «Estoy perdiendo mi tiempo».
- Si diriges la reunión, ten en cuenta estos pasos:
- Preparar la reunión: Recursos humanos y materiales de apoyo.
- Planificar el proceso: Cómo se desarrollará la reunión.
- Iniciar y abrir la reunión.
- Ser moderador: O pedir a alguien que lo haga.
- Controlar el grupo: Ordenar las intervenciones.
- Motivar la participación: Haciendo preguntas.
- Resumir y concluir: Validar y llevar nota de los acuerdos.
- Llegar temprano: Varios minutos antes de la hora señalada.
- No pierdas tiempo en el preámbulo: Un poco de empatía está bien, pero no más de 3 minutos.
- Valida el estado de los participantes: Antes de iniciar, pregúntales si tienen situaciones pendientes.
- Sé puntual: No llegues tarde al inicio ni al terminar la reunión.
- Reuniones rápidas de pie: Si es breve, no la hagas sentado.
- Pregunta si no sabes por qué te invitan: Si eres invitado y no entiendes el propósito.
- Sé puntual si eres invitado.
- Repasa el propósito y el resultado esperado: Quien guíe la reunión debe hacerlo.
- Intervenciones BPC: Breves, precisas y claras.
- Mantente enfocado: No te desvíes de lo crucialmente importante.
- Usa el PARQUEADERO: Anota subtemas no relacionados en una hoja o pizarra.
- Cuida tus palabras: En respuestas, opiniones e ideas.
- Sé proactivo: Evita frases negativas, propone soluciones.
- Argumenta tus opiniones.
- Cuida tu lenguaje corporal.
- Concentración y atención: Escucha activamente.
- No te salgas de la reunión: Mantente conectado.
- Enfoca la conversación: Si se desvía, redirígela.
- Respeta las ideas de los demás.
- Escucha activa y reflexiva.
- Habla para sumar: Contribuye al tema.
- Prepara tu intervención.
- No interrumpas: Pide la palabra.
- Debe haber un moderador: Para mantener el orden.
- Manejo emocional: Cuida tus emociones.
- Hazte entender: Usa técnicas de pensamiento visual.
- Cumple los objetivos: Corrobora al cierre de la reunión.
- Asigna tareas y responsabilidades: Con fechas y horas claras.
- Reconoce el trabajo a realizar: Nadie se debe ir sin saber qué debe hacer.
- Agradece la asistencia: Reconoce el esfuerzo de todos.
- Entiende el primer paso: No te vayas sin saber qué hacer.
- Envía un acta de la reunión: Un resumen de los puntos de acción, responsables, compromisos y fechas.
Si necesitas capacitación en Conducción de Reuniones Efectivas o asesoría en Manual de Reuniones Efectivas, ¡contáctame!
Con estas 39 recomendaciones, transformarás tus reuniones en momentos productivos y efectivos, asegurando que cada minuto invertido valga la pena y lleve a resultados tangibles.